Helsebiblioteket's Research Archive (HeRA) > Arkivering av rapporter i HeRA

Arkivering av rapporter i HeRA

Veiledning for innlegging av rapport i HeRA per 23. september 2008.

1. Sjekk kvaliteten på rapporten, og om den er fagfellevurdert. Er du i tvil om den kan registreres i HeRA, send forespørsel til Helsebiblioteket.
2. Sjekk NORA om rapporten alt er registrert i et åpent arkiv (kun aktuelt om den har forfattere fra flere institusjoner).
3. Mellomlagre filen på eget område, bruk standard filnavn. For eksempel etter malen helsetilsynetrapport5_2008.pdf  (Rapport fra Statens Helsetilsyn 5/2008. Merk: Filnavn kan ikke kan ha æ, ø, å, mellomrom eller andre spesialtegn.
4. Velg «Submit», finn riktig institusjon i nedtrekksmenyen «Collection» og velg «Reports and other publications».
5. «Submit: Describe your item». Hopp over.
6. «Title». Her tittel og undertittel.
7. «Author». Skriv forfatternavnene med norske bokstaver og så fullstendig som mulig.
8. «Affiliation». Må ikke fylles ut. Her førsteforfatters institusjonsnavn (norsk/ engelsk jf. rapportens språk)
9. «Other titles». Sjelden behov for å fylle ut denne.
10. «Date of Issue»: År holder, men publiseringsdato på nett ok hvis den finnes.
11. «Publisher». Bruk fortrinnsvis engelsk navnform, eller akronym hvis det er mest brukt/kjent.
12. «Citation». Oppgi rapportens navn, nummer/år.(eks Rapport fra Helsetilsynet 5/2008). Sjekk ISSN for korrekt navnform og vær konsekvent med store og små bokstaver.
13. «Journal». Skal være blank.
14. «Abstract». Her får en vurdere hvor mye en vil ha med, og om en vil ha både engelsk og norsk tekst. Kan legges i to felt (litt tuklete pr dato). Feltet er søkbart.
15. «Identifier». Velg ISSN (alltid den elektroniske versjonen)
16. «Additional Links». Aktuell lenke til info om publikasjonen ved egen institusjons internettside.
17. «Type». Hak av for «Report», «peer reviewed», ev. også «review».
18. «Description». Fylles ut hvis aktuelt. Søkbart felt.
19. «Subject keywords». Legg inn vitenskapsdisiplin(er) som beskriver innholdet i rapporten. Klikk først på + for å få opp hierarkisk inndeling og velg så emne.
20. «MeSH». Legg inn aktuelle termer, husk standard form med store og små bokstaver.
21. «Series/Report No». Jf p. 12. Har rapporten både engelsk og norsk navnform kan begge oppgis.
22. «Sponsor». Kan oppgis, ikke nødvendig.
23. «Upload a file». Hent dokumentet som skal arkiveres og oppgi «File description» = Report.
24. Sjekk filformat. Som oftest er PDF ønskelig. Merk at HeRA automatisk kan konvertere andre filtyper til PDF.
25. «Verify». Sjekk alle dataene du har lagt inn og gjør endringer om nødvendig.
26. Er alt OK så «Grant the licence» på vegne av forfatter(ne) og artikkelen er arkivert.
27. «Submission complete». Gå til institutions and collections for en ekstra sjekk av posten. Oppdager du feil, er det fortsatt mulig å rette opp. Posten kan hentes opp og rettes ved «edit item». Det bør gjøres umiddelbart om mulig.